GDPR - OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracování osobních údajů a práva subjektu údajů v souvislosti s přijetím nařízení Evropské unie - GDPR (v účinnosti od 25.5.2018)

 

Rádi bychom vás informovali, že naše organizace:

Název (spolku/správce): Dílna Gawain, z.s.

IČO:  26604655

Sídlo: Tusarova 49, Praha 7, 170 00

provozující sociální službu (sociálně terapeutické dílny),

zapsaná ve spolkovém rejstříku, vedeném Městským soudem v Praze oddíl L, vložka 13114, zpracovává v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s nařízením (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („GDPR“) následující osobní údaje:

- údaje o zájemcích/uživatelích služby – v rozsahu nezbytném pro poskytování sociální služby v souladu se zákonem č.108/2006 Sb. (Zákon o sociálních službách) a s vyhl. č. 505/2006 Sb., skartace těchto údajů probíhá po 10 letech od ukončení spolupráce s uživatelem (počítáno rokem následujícím po roce, v němž byla ukončena spolupráce se zájemcem/uživatelem).

- údaje o rodičích, zástupcích, případně asistentech uživatelů služby, pokud nám byly předány (jméno, příjmení, případně titul, telefon, případně e-mail nebo adresu) pro potřeby komunikace ohledně poskytované služby uživatelům (zákonný důvod), skartace těchto údajů probíhá po 10 letech od ukončení spolupráce s uživatelem (počítáno rokem následujícím po roce, v němž byla ukončena spolupráce se zájemcem/uživatelem).

- údaje o zaměstnancích sociální služby – v rozsahu nezbytném k naplnění zákonné povinnosti dle zákona č. 563/1991 Sb. (Zákon o účetnictví), dobu archivace upravuje zákon,

- údaje o dárcích organizace, pokud nám byly předány, a to v maximálním rozsahu: jméno, příjmení, případně titul, telefon, případně e-mail nebo adresa pro zasílání novoročních přání. Jména dárců pravidelně zveřejňujeme na webových stránkách organizace a ve výroční zprávě, pokud nám k tomu udělí souhlas (platí u fyzických osob). Skartace těchto údajů probíhá po 5 letech (počítáno rokem následujícím po roce, v němž organizace obdržela dar). Případné darovací smlouvy a výroční zprávy však archivujeme ze zákonných důvodů.

- údaje o členech spolku Dílna Gawain, z.s. – v rozsahu: jméno, příjmení, případně titul, datum narození, telefon, e-mail, adresa, případně fotografie, pro potřeby vedení evidence členů spolku, případně pro zasílání informací z dění spolku členům a pro potřeby propagace spolku (webové stránky, výroční zpráva, letáky). Tyto údaje jsou evidovány, pokud nám k tomu člen udělí souhlas, a to do odvolání tohoto souhlasu s jejich uchováváním.

- údaje o zákaznících, v rozsahu jméno a příjmení (případně název firmy a IČO), e-mail, telefonní kontakt, adresa, číslo bankovního účtu. Tyto uvedené osobní údaje je nutné zpracovat pro odbavení objednávek a dalších plnění ze smlouvy. Tyto údaje se mohou objevit na faktuře, případně na kupní smlouvě, je-li uzavřena. Takové zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy a umožňuje ho čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení. Následně prodávající zpracovává tyto údaje za účelem evidence smlouvy, daňové účely a pro případné budoucí uplatnění na obranu práv a povinností smluvních stran. Uchování a zpracování osobních údajů je za výše uvedeným účelem po dobu stanovou předpisy nejdéle 10let od realizace poslední části plnění dle smlouvy, nepožaduje-li jiný právní předpis uchování smluvní dokumentace po dobu delší.

Všechny osobní údaje jsou užívány pouze pro vnitřní potřebu organizace, nejsou předávány bez souhlasu třetí straně (kromě požadavků vyplývajících ze zákona – např. kontrola sociální služby, mezd, apod.) ani do zahraničí.

Podle výše uvedených právních předpisů o ochraně osobních údajů bychom rádi informovali subjekty práv (lidi, s jejichž údaji pracujeme) o jejich právech:

  • Právo na přístup k osobním údajům – tzn. právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem a po jakou dobu, komu je předáváme a jaká máte práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu. Máte právo získat přístup k těmto osobním informacím, které jsou z naší strany zpracovávány.
  • Právo na přenositelnost údajů - v rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů (ve strukturovaném, běžně užívaném a strojově čitelném formátu), a také máte právo je bez omezení předat jinému správci.
  • Právo na opravu a doplnění neúplných osobních údajů – pokud zjistíte, že osobní údaje, které vedeme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo, abychom je bez zbytečného odkladu opravili nebo doplnili.
  • Právo na výmaz – v některých případech máte právo, abychom vaše údaje vymazali, a to pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali nebo pokud odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, dále pokud se domníváte, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. Toto právo se neuplatí v případě, že zpracování vašich údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti.
  • Právo vznést námitku proti zpracování – máte právo vznést námitku proti zpracování u osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu, např. jde-li o marketingové aktivity. Toto právo se neuplatí v případě, že zpracování vašich údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti.
  • Právo na omezení zpracování – máte právo žádat omezení zpracovávání údajů, které jsou nepřesné, nesprávné nebo u nichž odpadl důvod jejich zpracování.
  • Právo kdykoliv odvolat udělený souhlas, a to pro každý ze shora uvedených účelů samostatně, není-li k evidenci zákonný důvod.
  • Právo podat stížnost – máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7), pokud se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými předpisy.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů (změna, odvolání souhlasu, stížnosti, aj.) se můžete obracet na statutární zástupce organizace na tel.: 774 918 886, nebo na e-mail: gawain@centrum.cz. Organizace má povinnost vyřídit vaši žádost bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce.